Rechenwege dahinter

Drei Exporte aus studiolution, jeder mit einer klaren Aufgabe. Das Journal (Finanzen → Finanzberichte) liefert, was wirklich passiert ist: welche Leistung wie oft zu welchem Preis kassiert wurde, wie viel Zeit ihr damit verkauft habt, wie viele Kund:innen wiederkommen und wie bezahlt wurde. Das Leistungsverzeichnis (Einstellungen → Leistungsverzeichnis, Excel) liefert, was gelten soll: die Dauer jeder Leistung (inklusive Nachbereitungszeit) und ihren Standardpreis. Die Mitarbeiter-Statistik ist optional und liefert die Auslastung pro Person – braucht ihr aber nur, wenn das Journal dafür nicht reicht. Ein Monat Journal genügt zum Start; mit bis zu zwölf Monaten kommen zusätzliche Auswertungen dazu.

Weil Preise und Mengen von heute zählen, nicht die vom letzten Winter. Bei Journalen über etwa 100 Tagen nimmt die Spielwiese für den bezahlten Durchschnittspreis und die Verkaufsmengen nur die letzten 90 Tage – ältere Preisstände würden den Durchschnitt sonst nach unten ziehen und aussehen wie Rabatte. Das ganze Jahr geht trotzdem nicht verloren: Saisonverlauf, Wiederkehrer-Quote, Teamveränderungen und die letzte erkennbare Preisrunde stehen im Report-Kapitel „Dein Jahr“, das ab sechs Monaten Journal erscheint.

Er zählt die verkaufte Zeit: Für jede kassierte Leistung Dauer mal Menge, pro Mitarbeiter:in zusammengerechnet und ins Verhältnis zur eingetragenen Arbeitszeit gesetzt. Dafür braucht er die Dauern aus dem Leistungsverzeichnis – Leistungen ohne Dauer können nicht mitzählen. Wenn ihr stattdessen die Mitarbeiter-Statistik hochladet, seht ihr oft höhere Werte: Die Termin-Auslastung dort zählt eingeplante Puffer mit, die Kasse kennt nur die tatsächlich verkauften Minuten. Beides ist richtig, es sind nur zwei verschiedene Blickwinkel. Der Rechner schlägt die Journal-Werte als Klick-Chip vor und überschreibt eure Eingaben nie stillschweigend.

Alles bleibt in eurem Browser. Die Dateien werden dort gelesen und ausgewertet, an uns wird nichts übertragen – wir zählen lediglich anonym, wie oft Funktionen wie „Journal importiert“ genutzt werden, ohne Inhalte. Mit dem Schalter „Im Browser speichern“ merkt sich der Rechner eure Eingaben und Ergebnisse auf diesem Gerät, damit ihr beim nächsten Besuch weitermachen könnt. Die Rohdaten des Journals werden dabei nicht gespeichert, nur die berechneten Ergebnisse. „Alle Eingaben zurücksetzen“ löscht alles wieder.

Raus damit – in allen Preisrechnungen zählen nur Dienstleistungen (Eigenleistungen). Stornierte Buchungen werden ignoriert, Produktverkäufe und Gutscheinbewegungen ebenfalls. Trinkgeld wird in studiolution als Leistung gebucht, ist aber kein Umsatz: Der Rechner rechnet es aus allen Preisen und Auswertungen heraus und zeigt es im Report nur separat, als das, was erfasst wurde. Positionen unter 5 € lässt die Spielwiese außen vor, weil das fast nie eigenständige Leistungen sind.

Der Ziel-VK ist der Preis, den eine Leistung nach eurer Kalkulation kosten müsste: Dauer mal Minutenpreis (Personal- und Gemeinkosten inklusive Gewinn- und Sicherheitszuschlag) plus Material, brutto. Die Kostendeckung ist dieselbe Rechnung ohne den Gewinnzuschlag – ab hier zahlt ihr nicht mehr drauf, verdient aber auch nichts. Das Polster ist, was vom bezahlten Preis netto über den Kosten bleibt. Daraus ergeben sich die Farben in der Spielwiese: Rot heißt „nicht einmal kostendeckend“, Orange heißt „deckt die Kosten, aber das Polster fehlt“, ohne Farbe liegt die Leistung auf oder über dem Ziel-VK.

Der Standardpreis kommt ausschließlich aus dem Leistungsverzeichnis – also eurer heutigen Preisliste. Der bezahlte Preis ist der Durchschnitt aus dem Journal der letzten drei Monate. Liegt der bezahlte Preis darunter, ist die Differenz mal Verkaufsmenge euer Rabatt. Nur echte Rabatte zählen: Wo ihr mehr kassiert habt als in der Preisliste steht, etwa durch Aufpreise, wird das nicht gegengerechnet. Ohne Leistungsverzeichnis gibt es deshalb keine Rabatt-Auswertung – aus dem Journal allein lässt sich nicht erkennen, was der Preis eigentlich hätte sein sollen.

Sie beantwortet eine Frage: Von 100 € laut Preisliste – wie viel kommt an der Kasse wirklich an? Dafür wird der Standardpreis-Umsatz aller Leistungen um die tatsächlich gewährten Rabatte gekürzt, gewichtet nach Verkaufsmenge. Wichtig: Nur Rabatte zählen. Wo ihr mehr kassiert habt als in der Preisliste steht – Aufpreise, Zuschläge – wird das nicht gegengerechnet, sonst würde ein Salon mit 900 € Rabatten und 800 € Zuschlägen bei „100 %“ landen. Ab 97 % zeigt der Ring Grün, ab 90 % Gelb, darunter Rot. Der Report richtet seine Rabatt-Empfehlungen nach genau dieser Zahl: Bei Grün gibt es keinen Rabatt-Alarm, egal wie viele Einzelrabatte im Journal stehen.

Ohne Gegenmaßnahme ja: Buchungen vor der Erhöhung würden gegen den neuen Standardpreis wie Rabatte aussehen. Deshalb sucht der Rechner beim Import pro Leistung nach genau diesem Muster – ab einem Stichtag dauerhaft ein höherer Preis, der alte Preis kommt danach praktisch nicht mehr vor. Findet er das, zählt für Durchschnittspreis, Rabatt und Preis-Durchsetzung nur noch, was ab dem Stichtag gebucht wurde; ihr seht dann den Hinweis „Preisrunde am … erkannt“. Zwei Grenzen sind gewollt: Erkannt werden nur Erhöhungen, und es braucht mindestens fünf Buchungen vor und nach dem Stichtag – eine Erhöhung von vorgestern kann der Rechner noch nicht sicher von ein paar Sonderpreisen unterscheiden. Dann ist die Rabatt-Zahl für einen Import ein paar Euro zu hoch und stimmt beim nächsten wieder.

Weil eine Empfehlung wie „Pony schneiden für 87 €“ niemandem hilft. Liegt der kalkulierte Mindestpreis einer Leistung mehr als fünfmal über ihrem tatsächlichen Preis, steckt der Fehler fast immer in der hinterlegten Dauer – etwa 60 Minuten für eine Leistung, die zehn dauert, oder ein Paketpreis, der unter einem Einzelnamen gebucht wird. In diesen Fällen sagt der Rechner das offen, statt eine absurde Preiserhöhung vorzuschlagen. Aus demselben Grund macht er keine Empfehlungen für Lücken unter 50 Cent.

Die Ampel beurteilt eure Mischkalkulation, nicht jede Leistung einzeln: Was habt ihr über alle verkauften Leistungen netto pro verkaufter Minute tatsächlich eingenommen – und reicht das für den kalkulierten Minutenpreis? Grün: Es reicht inklusive Gewinnzuschlag, oder keine Leistung liegt unter dem Ziel-VK. Gelb: Die Kosten sind gedeckt, aber das Polster fehlt – oder nur ein kleiner Teil der Leistungen liegt unter dem Ziel-VK. Rot: Die Mischung trägt nicht. Dafür braucht der Rechner mindestens drei verkaufte Leistungen, und Leistungen mit Dauer müssen den Großteil des Umsatzes ausmachen. Fehlen zu viele Dauern, sagt er das lieber, als ein Urteil zu raten: „Noch kein Urteil möglich“.

Eine Plausibilitätsprüfung: Aus eurem Journal weiß der Rechner, wie viele Stunden ihr tatsächlich an Kund:innen verkauft habt. Aus eurer Eingabe – Arbeitsstunden mal Auslastung – weiß er, mit wie vielen Stunden er kalkuliert. Passen beide nicht zusammen (mehr als die Hälfte Abweichung), ist eine Seite falsch: meist zu optimistische Auslastung oder Stunden, die nicht zur Realität passen. Der Report zeigt den Widerspruch als eigenes Band, bietet die Journal-Werte zur Übernahme an und bremst seine Preisempfehlungen so lange, weil ein Mindestpreis auf falschen Stunden nichts wert ist.

Alle Vergleichszahlen – Auslastung, Umsatz pro Terminstunde, Durchschnittsbon, Umsatzverlauf der Branche – kommen aus BranchenPuls, getrennt nach Friseur und Kosmetik sowie nach Einzelkämpfer:innen und Teams. Sie sind Orientierung, kein Maßstab; euer Mindestpreis kommt aus eurer eigenen Rechnung. Wer im ersten Schritt „Andere“ wählt, bekommt keine Vergleiche, weil ein Nagelstudio oder eine Physiopraxis sich nicht mit Friseuren messen sollte. Bei Schweizer Franken lassen wir die Euro-Vergleiche ebenfalls weg – Prozentwerte wie die Branchen-Auslastung bleiben.

Er rät keine Dauern: Eine Leistung ohne Dauer rechnet nicht mit und wird als solche gezeigt – bei umbenannten Leistungen mit einem Hinweis, aber nie mit einer Schätzung. Er schätzt keinen Standardpreis aus dem Journal, weil häufige Preise auch häufige Rabatte sein können. Er ignoriert Einträge der Mitarbeiter-Statistik mit weniger als 20 % Zeitanteil, weil das Aushilfen oder Ausgeschiedene sind. Er erfindet keine Preisempfehlungen, wo die Dauer offensichtlich falsch ist, und keine für Lücken unter 50 Cent. Und er gibt kein Urteil ab, wenn die Datenbasis zu dünn ist. Lieber eine ehrliche Lücke als eine falsche Zahl – das ist die Regel hinter allen Regeln.