Grundsätzlich ist eine Auslastung einfach. Sie zeigt, zu wieviel Prozent man wirklich arbeitet, in der Zeit in der man arbeiten könnte.
Besonders im Dienstleistungssektor z.B. als Friseur:in oder Kosmetiker:in, verkauft man eben oft „seine Arbeitszeit“. D.h. wenn man nicht arbeitet, verdient man kein Geld – oder anders ausgedrückt – man kostet nur. Die Personalkosten bleiben auch in der Zeit, in der man nicht verdient konstant und daher muss die Auslastung einbezogen werden, um die Kalkulation genauer zu machen.
Tipp: Bildet am besten den Durchschnittswert der Auslastungen für ein Jahr. Die Auslastung verändert sich mit der Season, über Weihnachten wird diese bestimmt höher sein als im Frühling. Daher niemals nur die stärksten Monate einbeziehen, sondern einen Durchschnitt aus einem Jahr bilden. Dafür die 12 einzelnen Auslastungen addieren und durch 12 teilen und volià da ist euer Durchschnittswert.
Die Auslastung in eurem Salon oder Studio kann pro Mitarbeiter berechnet werden, indem man die Arbeits-/Terminstunden ins Verhältnis zur gesamten Dienstzeit setzt.
Kleines Beispiel:
Paula arbeitet 30 h die Woche, davon sind 24 h durch Termine
bzw. Zeit am Kunden belegt.
Ihre Auslastung wäre: 24/30 x 100 = 80 %.
Je höher desto besser
Solltet ihr das Termin- und Kassensystem studiolution nutzen, könnt ihr euch die Berechnung der einzelnen Auslastungen sparen pro Mitarbeiter, das System übernimmt das für euch.
Tipp: Falls ihr keinerlei Daten über die Auslastung habt, könnt ihr mit einem Wert von 70 % arbeiten. Das sollte ein guter Anhaltspunkt sein. Der Wert liegt meist zwischen 60 – 80 %. Wer etwas Luft nach oben haben will, kann etwas weiter unten ansetzen.
Ihr könnt euch den Excel Export ziehen und den Durchschnitt einfach berechnen mit der Formel = Mittelwert(Zellen auswählen)
Bei höherer Auslastung kann man sich niedrigere Preise „leisten“…
Warum ist die Auslastung so wichtig? Die Auslastung spielt in der Kalkulation eurer Preise eine wichtige Rolle, da durch sie die tatsächlich „genutzte“ Arbeitszeit als feste Größe in die Berechnung mit einfließt. Ihr könnt nur während der Zeit, die ausgelastet ist Einnahmen erzielen, die helfen eure Kosten zu decken. Daher beeinflusst die Auslastung massiv eure Preise. Eine höhere Auslastung sorgt dafür, dass ihr mit niedrigeren Preisen immer noch kostendeckend arbeiten könnt. Niedrigere Auslastungen führen dazu, dass ihr womöglich Preise erhöhen müsstest, wenn ihr die gleichbleibenden Kosten noch decken wollt. Probiert es im Dienstleistungsrechner einfach aus und spielt mit der Auslastung der Mitarbeiter rum.
Die Auslastung eures Salons oder Studios ist nichts, was ihr einfach so akzeptieren müsst. Sie lässt sich natürlich beeinflussen und ist nur der Start eurer Analyse – nicht das Ende. Das ist generell die Gefahr an Statistiken: Es reicht nicht, nur die Zahl zu kennen. Man muss auch wissen, wie man diese Zahl beeinflusst.
Was könnt ihr tun, um eure Auslastung zu erhöhen?
Schauen wir uns zuerst die Faktoren an, die die Auslastung in der Beautybranche beeinflussen können:
- Arbeitszeit
- Anzahl Kunden
Es ist wohl klar, dass man seine Arbeitszeit nicht einfach reduzieren sollte, um die Auslastung hoch zu bekommen, oder? Was man eigentlich möchte ist, dass die Zeit, die man in das Unternehmen investiert, möglichst gut genutzt wird bzw. verkauft werden kann.
Neukunden – Treulose Tomaten!
Deshalb kommen wir gleich zu dem wesentlich spannenderen Thema: Kunden. Und hier können wir erst mal unterscheiden in:
- Neukunden
- Bestandskunden
Es gibt eine kleine Marketing-Wahrheit: „Nichts ist teurer als ständig neue Kunden generieren zu müssen“. Neue Kunden kosten immer Geld, sind erst mal nicht loyal und verpassen eher mal einen gebuchten Termin.
Seid kein Durchlauferhitzer
Wenn ihr also nur „überlebt“, weil ihr ständig neue Kunden generieren müsst um die Auslastung oben zu halten, dann seid ihr eine Art Durchlauferhitzer. Außerdem müsst ihr übermäßig viel Geld und Zeit investieren, um diese Neukunden überhaupt zu generieren. Das führt irgendwann zum Exitus. Deshalb ist es tendenziell so, dass die erfolgreicheren Betriebe einen hohen Bestandskundenanteil haben.
Im Normalfall sollte sich also eure Auslastung (bei gleicher Arbeitszeit) auf Dauer erhöhen oder auf hohem Niveau einpendeln. Sollte das nicht passieren, dann liegt es oft daran, dass ihr und/ oder eure Mitarbeiter es nicht schaffen, Neukunden (oder Bestandskunden) in Wiederholungskunden umzuwandeln.
Loyale Bestandskunden
Deshalb sind Bestandskunden so wichtig. Bestandskunden kommen wieder. Außerdem kann man sie als Empfehler nutzen. Denn wenn ihr einen Neukunden generiert, der durch eine Empfehlung kommt, ist die Wahrscheinlichkeit deutlich höher, dass dieser auch mehrfach zu euch kommt.
Immer wieder gerne
Schaut euch also Kundenstatistiken an. Zu wieviel Prozent kommen eure Kunden wieder – pro Mitarbeiter? Ihr solltet zwischen 40 % – 50 % Wiederkehrer-Quote haben. Alleinkämpfer liegen meist etwas höher, da Angestellte es oft nicht schaffen, so gute Ergebnisse zu erzielen – und wenn ja… Dann solltet ihr diese mit allen Mitteln halten 😉
studiolution ist so aufgebaut, dass es euch dazu befähigt, genau auf diese Zahlen zu kommen und Ableitungen zu treffen – quasi eine Online Unternehmensberatung für euch. Die Statistik zu den Kunden gibt’s übrigens einfach unter „Statistiken“ > „Kunden“.
So könnt ihr die Wiederkehrerquote erhöhen
Ein Kunde ist bereit einen höheren Preis und eine längere Anfahrt in Kauf zu nehmen, wenn er mit eurem Service zufrieden ist. Beweist euer Handwerk, geht auf ihre Wünsche ein. Beratet ehrlich und charmant, um die Kunden glücklich zu machen. Es ist bekannt, dass es viel mehr Anstrengung bedarf einen Neukunden zu gewinnen. Macht es euch daher zur Aufgabe bereits bestehende Kunden weiter an euch zu binden. Ein gutes Kundenmanagement-Tool hilft euch dabei, wichtige Infos und Vorlieben des Kunden festzuhalten, um ihn/ihr bei jedem Besuch einen tollen Service zu bieten. In studiolution könnt ihr in der Kundenkartei nicht nur die Kundenhistorie, sondern auch Kommentare und Hinweise festhalten. Geburtstags-SMS und Terminerinnerungs-SMS sind auch ein toller Service, der euren Kunden ein besonderes Gefühl gibt. Ein Online Buchungsplattform, wie beispielsweise studiobookr bietet euch einen großartigen Terminservice, bei dem Termine jederzeit online gemacht werden können.
Tipp: Eine Online Terminbuchung ist auch ein tolles Instrument, um bestehende Lücken im Terminbuch zu füllen. Auch eine Möglichkeit die Auslastung zu erhöhen, auch falls mal kurzfristig eine Lücke entsteht.
