In principe is de bezettingsgraad eenvoudig. Hoeveel procent werk je daawerkelijk in de tijd die je kan werken.
Vooral in de dienstensector, bijv. als kapper of schoonheidsspecialiste, "verkoop" je vaak je werktijd. Dit betekent dat als je niet werkt, je geen geld verdient - of anders gezegd je kost alleen. De personeelskosten blijven, ook in de tijd dat je niets verdient, constant en daarom moet de bezettingsgraad worden meegenomen om de berekening nauwkeuriger te maken.
Doel: De gemiddelde bezettingsgraad bepaal je het beste over een jaar. De bezettingsgraad verandert per seizoen; deze zal met kerstmis zeker hoger zijn dan in de lente. Neem daarom nooit alleen de beste maanden mee, maar bereken een gemiddelde over een jaar. Tel daarvoor de 12 maandelijkse bezettingsgraden bij elkaar op en deel het dan door 12, et volià, daar is je gemiddelde.
De bezettingsgraad in je salon of studio kan per medewerker worden berekend, door de werk-/afspraakuren ten opzichte van de totale werkuren te nemen.
Een klein voorbeeld:
Patricia werkt 30 uur per week, daarvan is zij 24 uur met afspraken of met klanten bezig.
Haar bezettingsgraad is dan: 24/30 x 100 = 80 %.
Hoe hoger, des te beter
Als je het afspraken- en kassasysteem van studiolution gebruikt, kun je tijd besparen. Het systeem berekend voor jou per medewerker de bezettingsgraad.
Doel: Als je geen gegevens hebt over de bezettingsgraad, kun je werken met een waarde van 70%. Dit is een goede richtlijn. De waarde ligt meestal tussen 60 - 80 %. Als je wat meer speelruimte wilt, kun je een lagere waarde gebruiken.
Je kunt de Excel-export downloaden en het gemiddelde eenvoudig berekenen met de formule =gemiddelde(cellen selecteren)
Met een hogere bezettingsgraad kun je je lagere prijzen "veroorloven"...
Waarom is de bezettingsgraad zo belangrijk? De bezettingsgraad speelt een belangrijke rol bij het berekenen van je prijzen, omdat dit betekent dat de effectief gebruikte werktijd als vaste factor in de berekening is opgenomen. Je kunt alleen omzet, welke je helpt de kosten te dekken, genereren in de tijd dat je "bezet" bent. Daarom heeft de bezettingsgraad een enorme invloed op je prijzen. Een hogere bezettingsgraad zorgt ervoor dat je met lagere prijzen toch je kosten kunt dekken. Een lagere bezettingsgraad betekent dat je misschien je prijzen moet verhogen om dezelfde kosten te dekken. Probeer het in de diensten calculator gewoon uit en speel met de bezettingsgraad van je werknemers.
De bezettingsgraad van je salon of studio is niet iets wat je zomaar moet accepteren. Deze kan je natuurlijk beïnvloeden en is slechts het begin van je analyse. Dat is in het algemeen ook het gevaar van statistieken: het volstaat niet de waarde te kennen. Je moet ook weten hoe je dit kunt beïnvloeden.
Wat kun je doen om je bezettingsgraad te verhogen?
Laten we eerst eens kijken naar de factoren die de bezettingsgraad in de beautybranche kunnen beïnvloeden:
- Werktijden
- Aantal klanten
Het mag duidelijk zijn, dat je niet zomaar je werkuren moet verminderen om de bezettingsgraad te verhogen, toch? Wat je eigenlijk wilt, is dat de tijd die je in het bedrijf aanwezig bent zo goed mogelijk wordt benut of verkocht.
Nieuwe klanten - ontrouwe gasten!
Daarom meteen het veel spannendere onderwerp: klanten. Hier kunnen we onderscheid maken tussen:
- Nieuwe klanten
- Vaste klanten
"Niets is duurder dan voortdurend nieuwe klanten te moeten genereren" is een kleine marketingwijsheid. Nieuwe klanten kosten altijd geld, zijn in het begin niet loyaal en missen sneller een geboekte afspraak.
Wees geen doorgeefluik
Als je alleen "overleeft", omdat je constant nieuwe klanten moet genereren om je bezettingsgraad op peil te houden, dan ben je een soort doorgeefluik. Daarbij moet je veel te veel geld en tijd blijven investeren om deze nieuwe klanten te genereren. Dit zal uiteindelijk leiden tot je einde. Daarom hebben de succesvollere bedrijven over het algemeen een hoog aandeel vaste klanten.
Normaal gesproken zou de bezettingsgraad (bij gelijkblijvende werkuren) dus op de lange termijn moeten stijgen of op een hoog niveau moeten blijven. Als dit niet gebeurt, komt dit vaak, omdat jij en/of je medewerkers er niet in slagen om van nieuwe klanten (of vaste klanten) terugkerende klanten te maken.
Loyale vaste klanten
Daarom zijn vaste klanten zo belangrijk. Vaste klanten komen terug. Bovendien kunnen ze je aanbevelen. Want als je een nieuwe klant genereert, die door een aanbeveling komt, is de kans veel groter, dat die vaker bij je terugkomt.
Graag gedaan
Kijk dus naar je klantenstatistieken. Welk percentage van je klanten komen terug - per werknemer? Je zou een terugkeerpercentage tussen 40 % en 50 % moeten hebben. ZZP-ers doen het vaak iets beter, omdat werknemers daar vaak niet zo goed in slagen - en als ze dat wel doen... dan moet je er alles aan doen om ze te houden 😉
studiolution is zo opgebouwd, dat je precies deze cijfers kunt inzien en er conclusies uit kunt trekken - een soort online managementadvies voor jullie. Je kunt de statistieken over klanten vinden onder "Statistieken" > "Klanten".
Zo kun je het terugkeerpercentage verhogen
Een klant is bereid een hogere prijs en een langere weg te accepteren, als ze tevreden zijn met je service. Bewijs je vakmanschap, speel in op hun wensen. Geef eerlijk en charmant advies om je klant gelukkig te maken. Het is bekend, dat het veel meer moeite kost om een nieuwe klant te winnen. Je missie daarom moeten zijn om vaste klanten te binden. Een goed klantenmanagement zal je helpen om belangrijke klantinformatie en -voorkeuren op te slaan, zodat je hen bij elke bezoek een fantastische service kunt bieden. In studiolution kun je in het klantendossier niet alleen de klanthistorie zien, maar ook opmerkingen en notities. Verjaardags-sms'jes en afspraakherinneringen zijn ook geweldige service, die je klanten een speciaal gevoel geven. Een online boeking platform, zoals studiobookr, bied je een uitstekende service voor afspraken, die 24/7 online kunnen worden gemaakt.
Doel: Online afspraken maken is tevens een fantastisch instrument om gaten in je agenda op te vullen. En ook een manier om de bezettingsgraad te verhogen, als er op korte termijn gaten ontstaan.
