Drie exportbestanden uit Studiolution, elk met een duidelijke functie. Het journaal (Financiën → Financiële rapporten) geeft weer wat er werkelijk is gebeurd: welke dienst hoe vaak tegen welke prijs is gefactureerd, hoeveel tijd jullie daarmee hebben verkocht, hoeveel klanten terugkomen en hoe er is betaald. De dienstenlijst (Instellingen → Dienstenlijst, Excel) geeft weer wat er zou moeten gelden: de duur van elke dienst (inclusief nabewerkingstijd) en de standaardprijs ervan. De medewerkerstatistiek is optioneel en geeft de bezettingsgraad per persoon weer – maar die heb je alleen nodig als het journaal daarvoor niet volstaat. Eén maand journaal is voldoende om te beginnen; met maximaal twaalf maanden komen er extra analyses bij.

Omdat de prijzen en hoeveelheden van vandaag tellen, niet die van afgelopen winter. Bij dagboeken van ongeveer 100 dagen worden alleen de laatste 90 dagen meegenomen voor de berekening van de gemiddelde prijs en de verkoophoeveelheden – oudere prijzen zouden het gemiddelde anders naar beneden halen en op kortingen lijken. Het hele jaar gaat echter niet verloren: het verloop van het seizoen, het percentage terugkerende klanten, teamwijzigingen en de laatste herkenbare prijsronde staan in het rapporthoofdstuk „Jouw jaar“, dat vanaf zes maanden dagboek verschijnt.

Hij telt de verkochte tijd: voor elke gefactureerde dienst is dat de duur maal het aantal, per medewerker bij elkaar opgeteld en in verhouding tot de geregistreerde werktijd. Hiervoor heeft hij de duuren uit het dienstenoverzicht nodig – diensten zonder duur kunnen niet worden meegeteld. Als jullie in plaats daarvan de medewerkerstatistieken uploaden, zien jullie vaak hogere waarden: de afsprakenbezetting daar telt geplande buffers mee, terwijl het kassasysteem alleen de daadwerkelijk verkochte minuten kent. Beide zijn juist, het zijn slechts twee verschillende invalshoeken. De calculator stelt de journaalwaarden voor als klik-chip en overschrijft jullie invoer nooit zonder dit aan te geven.

Alles blijft in jullie browser. De bestanden worden daar gelezen en geanalyseerd; er wordt niets naar ons verzonden – we tellen alleen anoniem hoe vaak functies zoals ‘Dagboek importeren’ worden gebruikt, zonder inhoud. Met de knop ‘In de browser opslaan’ onthoudt de computer jullie invoer en resultaten op dit apparaat, zodat jullie bij het volgende bezoek verder kunnen gaan. De ruwe gegevens van het dagboek worden daarbij niet opgeslagen, alleen de berekende resultaten. Met ‘Alle invoer resetten’ wordt alles weer gewist.

Weg ermee – in alle prijsberekeningen tellen alleen diensten (eigen prestaties) mee. Geannuleerde boekingen worden genegeerd, evenals productverkopen en transacties met cadeaubonnen. Fooien worden in studiolution als dienst geboekt, maar vormen geen omzet: de calculator reken ze uit alle prijzen en analyses weg en toont ze in het rapport alleen apart, als datgene wat is geregistreerd. Postjes onder de 5 € laat de Spielwiese buiten beschouwing, omdat dit bijna nooit op zichzelf staande diensten zijn.

De streefverkoopprijs is de prijs die een dienst volgens jullie berekening zou moeten kosten: duur maal prijs per minuut (personeels- en overheadkosten inclusief winst- en veiligheidsmarge) plus materiaal, bruto. De kostendekking is dezelfde berekening zonder de winstmarge – vanaf dit punt betalen jullie er niet meer bij, maar verdienen jullie ook niets. De marge is het bedrag dat van de netto betaalde prijs overblijft na aftrek van de kosten. Hieruit vloeien de kleuren in het speelveld voort: rood betekent „dekt de kosten niet eens“, oranje betekent „dekt de kosten, maar de marge ontbreekt“, zonder kleur ligt de dienst op of boven de streefverkoopprijs.

De standaardprijs is uitsluitend gebaseerd op de prestatielijst – oftewel jullie huidige prijslijst. De betaalde prijs is het gemiddelde uit het journaal van de afgelopen drie maanden. Als de betaalde prijs daaronder ligt, is het verschil vermenigvuldigd met de verkochte hoeveelheid jullie korting. Alleen echte kortingen tellen mee: wanneer jullie meer hebben geïnd dan in de prijslijst staat, bijvoorbeeld door toeslagen, wordt dat niet verrekend. Zonder prestatielijst is er daarom geen kortingsanalyse mogelijk – uit het journaal alleen is niet af te leiden wat de prijs eigenlijk had moeten zijn.

Het geeft antwoord op de vraag: van de 100 € volgens de prijslijst – hoeveel komt er daadwerkelijk bij de kassa binnen? Hiervoor wordt de omzet tegen standaardprijs van alle diensten vergeleken met de daadwerkelijk geïnde omzet, gewogen naar verkochte hoeveelheid. Vanaf 97 % geeft de ring groen aan, vanaf 90 % geel en daaronder rood. Waarden boven 100 % worden door ons afgekapt op 100 – dat zijn bijna altijd gegevensfouten, geen upsells. Het rapport baseert zijn kortingsaanbevelingen precies op dit cijfer: bij groen is er geen kortingsalarm, ongeacht hoeveel afzonderlijke kortingen er in het journaal staan.

Zonder tegenmaatregel wel: boekingen van vóór de prijsverhoging zouden ten opzichte van de nieuwe standaardprijs als kortingen overkomen. Daarom zoekt de calculator bij het importeren per dienst naar precies dit patroon: vanaf een bepaalde datum een blijvend hogere prijs, waarbij de oude prijs daarna praktisch niet meer voorkomt. Als hij dit vindt, telt voor de gemiddelde prijs, de korting en de prijsdoorvoering alleen nog wat vanaf de peildatum is geboekt; jullie zien dan de melding „Prijsaanpassing op … herkend“. Er zijn twee opzettelijke beperkingen: er worden alleen prijsverhogingen herkend, en er zijn minimaal vijf boekingen voor en na de peildatum nodig – een prijsverhoging van eergisteren kan de calculator nog niet met zekerheid onderscheiden van een paar speciale prijzen. Dan is het kortingsbedrag voor een import een paar euro te hoog en klopt het bij de volgende weer.

Omdat een aanbeveling als ‘Pony knippen voor 87 €’ niemand helpt. Als de berekende minimumprijs van een dienst meer dan vijf keer hoger is dan de werkelijke prijs, zit de fout bijna altijd in de opgegeven duur – bijvoorbeeld 60 minuten voor een dienst die tien minuten duurt, of een pakketprijs die onder één naam wordt geboekt. In deze gevallen geeft de calculator dat duidelijk aan, in plaats van een absurde prijsverhoging voor te stellen. Om dezelfde reden doet hij geen aanbevelingen voor bedragen onder de 50 cent.

Het verkeerslicht beoordeelt jullie totale kostencalculatie, niet elke dienst afzonderlijk: wat hebben jullie netto per verkochte minuut daadwerkelijk verdiend aan alle verkochte diensten – en is dat voldoende voor de berekende minuutprijs? Groen: het is voldoende, inclusief winstmarge, of geen enkele dienst ligt onder de beoogde verkoopprijs. Geel: De kosten zijn gedekt, maar de buffer ontbreekt – of slechts een klein deel van de diensten ligt onder de beoogde verkoopprijs. Rood: De mix is niet rendabel. Hiervoor heeft de calculator minimaal drie verkochte diensten nodig, en moeten diensten met een bepaalde duur het grootste deel van de omzet uitmaken. Ontbreken er te veel diensten met een bepaalde duur, dan geeft hij dat liever aan dan een oordeel te geven: „Nog geen oordeel mogelijk“.

Een plausibiliteitscontrole: aan de hand van jullie journaal weet het systeem hoeveel uur jullie daadwerkelijk aan klanten hebben verkocht. Op basis van jullie invoer – werkuren vermenigvuldigd met de bezettingsgraad – weet het systeem met hoeveel uur het moet rekenen. Als deze twee niet met elkaar overeenkomen (een afwijking van meer dan de helft), klopt er iets niet: meestal een te optimistische bezettingsgraad of uren die niet met de werkelijkheid overeenkomen. Het rapport toont de tegenstrijdigheid als een aparte regel, biedt de waarden uit het journaal aan om over te nemen en houdt zijn prijsaanbevelingen zo lang in de wacht, omdat een minimumprijs op basis van onjuiste uren niets waard is.

Alle vergelijkingscijfers – bezettingsgraad, omzet per afspraakuur, gemiddelde bon, omzetontwikkeling van de branche – zijn afkomstig van BranchenPuls, uitgesplitst naar kappers en schoonheidsspecialisten en naar zelfstandigen en teams. Ze dienen als richtlijn, niet als maatstaf; jullie minimumprijs bepaalt jullie zelf. Wie in de eerste stap ‘Overige’ selecteert, krijgt geen vergelijkingen te zien, omdat een nagelstudio of een fysiotherapiepraktijk zich niet met kappers moet vergelijken. Bij Zwitserse frank laten we de vergelijkingen met de euro eveneens achterwege – procentuele waarden zoals de bezettingsgraad in de branche blijven wel behouden.

Hij geeft geen duur aan: een dienst zonder duur wordt niet meegerekend en wordt als zodanig weergegeven – bij hernoemde diensten met een opmerking, maar nooit met een schatting. Hij schat geen standaardprijs op basis van het dagboek, omdat veelvoorkomende prijzen ook vaak kortingen kunnen zijn. Hij negeert vermeldingen in de personeelsstatistieken met minder dan 20 % werktijd, omdat het om tijdelijke krachten of ex-medewerkers gaat. Hij verzint geen prijsaanbevelingen wanneer de duur duidelijk onjuist is, en ook geen voor bedragen onder de 50 cent. En hij velt geen oordeel als de gegevensbasis te mager is. Liever een eerlijke leemte dan een verkeerd cijfer – dat is de regel achter alle regels.