Prijsberekening voor kappers en schoonheidssalons – de dienstencalculator

De berekeningswijze is altijd hetzelfde: tel op wat jullie bedrijf per jaar kost – lonen inclusief loonkosten, jullie eigen ondernemersloon en alle overheadkosten zoals huur, elektriciteit of de belastingadviseur. Dit bedrag delen jullie door het aantal uren dat jullie daadwerkelijk aan klanten verkopen – niet door de aanwezigheidstijd! Hier komt de bezettingsgraad om de hoek kijken: wie 40 uur aanwezig is, maar slechts 70 % daarvan via afspraken in rekening brengt, verkoopt slechts 28 uur. Bij het resultaat komen nog een winst- en zekerheidstoeslag en de btw. Dat is precies wat onze prijscalculator voor jullie berekent – we leggen de volledige berekeningswijze open.

Er is geen vast bedrag – het minimumuurtarief hangt af van jullie lonen, jullie huur en vooral van jullie bezettingsgraad. Ter vergelijking: volgens BranchenPuls ligt het branchegemiddelde in de kappersbranche momenteel rond de 70 € omzet per afspraakuur, in de cosmeticasector ligt dat nog hoger. Maar niet het gemiddelde is doorslaggevend, maar jullie eigen berekening: wie onder zijn berekende minimumprijs werkt, betaalt bij elke afspraak uit eigen zak – hoe druk het in de salon ook is. Reken het in een paar minuten uit met de prijscalculator hierboven.

Prijsberekening is niets anders dan het berekenen van een prijs die alle overhead- en directe kosten van je salon of studio dekt en waarin een winstmarge is ingecalculeerd. Onze aanpak: we splitsen de personeelskosten minutieus op, rekening houdend met de bezettingsgraad en de overheadkosten, en nemen vervolgens de winst- en veiligheidsmarge en de individuele materiaalkosten mee. Zo ontstaat voor elke dienst een streefverkoopprijs. Meer hierover in de berekeningsmethode.

Het berekenen van prijzen is essentieel om jullie bedrijf draaiende te houden. Alleen een kostenberekening zorgt ervoor dat alle lopende kosten en jullie werktijd in de prijs zijn verwerkt – en dat er nog winst overblijft. Belangrijk: een kostenberekening is altijd slechts een momentopname. Pas deze regelmatig aan jullie actuele kosten aan en houd factoren zoals kortingen of jullie topdiensten goed in de gaten. Meer hierover onder ‘Alles over prijzen’.

Het ondernemersloon is wat je jezelf betaalt voor je werk – inclusief ziektekostenverzekering en pensioenvoorziening. Veel zelfstandigen vergeten dit volledig in hun berekeningen en vragen zich vervolgens af waarom er, ondanks een volle agenda, niets overblijft. Belangrijk: het ondernemersloon is geen winst! De winst- en zekerheidstoeslag komt daar nog bovenop – voor reserves, investeringen en risico’s. Onze calculator behandelt zelfstandigen zonder personeel daarom anders dan werknemers: bij het ondernemersloon zijn er geen loonkosten zoals bij een werknemerssalaris.

Voor de personeelskosten gaan we uit van het brutosalaris van jullie medewerkers en hun contractuele wekelijkse uren (zonder pauzes). Voor vakantie, ziekte en overige afwezigheden trekken we 8 weken af en gaan we uit van 44 werkweken per jaar – dat komt aanzienlijk dichter in de buurt van de werkelijke werkuren. Bovenop het brutosalaris rekenen we bovendien 22 % aan loonkosten. Als jullie net een bedrijf hebben opgericht en nog geen idee hebben van salarissen, kan de salarisvergelijking van het Duitse Bureau voor de Statistiek jullie helpen.

De bezettingsgraad geeft aan hoeveel procent van de werktijd daadwerkelijk via dienstverlening wordt verkocht – niet hoe druk iemand het heeft. Opruimen, kassawerk, advies en productverkoop tellen hier niet mee; 100 % zou betekenen dat elke minuut als afspraak wordt betaald. Aangezien de personeelskosten ongeacht de bezettingsgraad worden gemaakt, is dit een enorme prijshefboom: Bij een bezettingsgraad van 50 % moeten dezelfde kosten worden verdiend in de helft van de verkochte tijd – dat drijft de minimumprijs omhoog. Als jullie het afspraak- en kassasysteem studiolution gebruiken, vinden jullie de werkelijke cijfers onder Statistieken → Medewerkers („Bezettingsgraad diensttijd in %”) – de export kan direct in de rekenmachine worden geladen. Meer hierover onder Bezettingsgraad.

Overheadkosten zijn kosten die indirect in de prijs worden doorberekend – zoals huur, elektriciteit, water, belastingadviseur, verzekeringen of marketing. Bij de berekening worden deze kosten over alle diensten verdeeld. Het tegenovergestelde hiervan zijn directe kosten: deze kunnen rechtstreeks aan een bepaalde dienst worden toegerekend, bijvoorbeeld de materiaalkosten van een verfbehandeling.

De marge is het bedrag dat overblijft als jullie alle berekende kosten van de verkoopprijs aftrekken – in onze berekening dus de winst per dienst. Daarvoor zorgen de winst- en veiligheidsmarge, die we standaard op 10 % vaststellen. Jullie kunnen deze op elk moment verhogen, bijvoorbeeld als jullie meer reserves willen opbouwen of willen investeren. Belangrijk: jullie eigen salaris hoort niet thuis in de marge – dat is als ondernemersloon al in de kosten verwerkt.

In veel berekeningen worden materiaalkosten forfaitair meegerekend in de overheadkosten – bij kappers bijvoorbeeld 12,5 %, in de cosmetica 12–15 %, bij nagelstudio’s ongeveer 10 % en in de voetverzorging zo’n 5 %. Wij vinden dat onnauwkeurig, omdat de materiaalkosten per dienst sterk verschillen: voor een manicure is minder materiaal nodig dan voor het aanbrengen van gelnagels, en voor een knipbeurt minder dan voor een balayage of extensions. Daarom raden wij aan om de materiaalkosten per dienst bij te houden – alleen zo zie je de werkelijke marge van elke dienst. Een forfaitair percentage werkt echter ook in de calculator.

Kappers en schoonheidsspecialisten halen met slechts 3 behandelingen vaak al 50 % van hun omzet uit diensten – en met 10 meestal meer dan 90 %. Bij een prijsaanpassing is het daarom verstandig om gericht de juiste prijzen aan te passen in plaats van alle prijzen. Jullie topdiensten zijn trouwens niet alleen de best verkochte, maar ook die met de beste marge per uur: aanvullende diensten zoals het epileren van wenkbrauwen, een haarkuur of een verzorgingspakking duren nauwelijks langer, maar leveren per uur gerekend vaak verrassend veel op. Nog een reden om ze actief aan te bieden.

Ga niet met de grasmaaier over alle prijzen heen! Verhoog de prijzen gericht daar waar het effect heeft: bij de diensten die het grootste deel van jullie omzet genereren, en overal waar de huidige prijs onder de berekende streefverkoopprijs ligt. Een verhoging van 50 cent voor een dienst die één keer per maand plaatsvindt, levert daarentegen niets op behalve discussies. Onze calculator simuleert verschillende prijsscenario’s en stelt direct de nieuwe prijslijst voor jullie op – inclusief informatie over welke prijsverhoging economisch gezien überhaupt de moeite waard is.

De invloed op jullie prijzen houdt niet op bij de calculatie – houd het totaalplaatje in het oog. Factoren zoals bezettingsgraad, kortingen of de omzet per afspraakuur hangen met elkaar samen en kunnen als dominostenen een kettingreactie veroorzaken: een tekortkoming op één plek moet elders duur worden gecompenseerd. Het goede nieuws: jullie hebben deze factoren zelf in de hand. Meer hierover onder ‘Beter worden’.

We horen steeds weer: „Ik kan mijn prijzen niet verhogen, dan blijven de klanten weg.” We willen meer zelfvertrouwen creëren als het om prijzen gaat: een berekende prijs is geen wensprijs, maar de prijs die jullie kosten dekt – wie minder vraagt, draait verlies. Vermijd bovendien kortingen, die maken gaten in jullie prijzen als in een Zwitserse kaas; kassasystemen zoals studiolution laten jullie in rapporten zien hoeveel omzet jullie daardoor mislopen. En als de berekende prijzen echt niet haalbaar zijn, ligt het probleem meestal ergens anders: te hoge kosten, te lage bezettingsgraad of de dienst zelf – en precies daar moeten jullie bij de kern van de zaak ingrijpen.